Der Gesetzgeber hat zum Jahresbeginn 2008 die Regeln für die Abrechnung von Dienstreisen geändert. Dies sollten Selbstständige bei ihrer Steuererklärung berücksichtigen. Darauf weist die Industrie- und Handelskammer Frankfurt am Main hin. So unterscheiden die Finanzämter nicht mehr zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit.
Für 2008 wurde der neue Begriff "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" eingeführt. Reisekosten von selbständigen Unternehmern und von Arbeitnehmern werden dabei gleich behandelt. Unternehmer und Freiberufler geben Reisekosten als Betriebsausgabe an.
Für Arbeitnehmern besteht ein Wahlrecht: entweder werden die Reisekosten vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet (Regelfall) oder der Arbeitnehmer zieht die Reisekosten als Werbungskosten im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung ab.
Übernachtungskosten sind dabei nicht einzurechnen. In jedem Fall darf das Finanzamt im Einzelfall prüfen, ob die Reisekosten gerechtfertigt sind.
Verpflegungspauschalen
Für längere Auswärtstätigkeiten gelten folgende Pauschalbeträge, die nicht vorsteuerabzugsfähig sind. Sie richten sich nach der Dauer der Dienstreise pro Kalendertag:
- mindestens 24 Stunden = 24 Euro
- mindestens 14 Stunden = 12 Euro
- mindestens 8 Stunden = 6 Euro
Übernachtungskosten
Übernachtungskosten müssen immer durch Einzelbelege nachgewiesen werden. Der Beleg muss Namen und Adresse des Hotels, den Namen des Übernachtenden sowie An- und Abreisedatum enthalten. Enthält der Übernachtungspreis ein Frühstück, dann sollte dieses im Idealfall gesondert auf der Rechnung ausgewiesen sein.
Ist das nicht der Fall, wird von den Übernachtungskosten ein Betrag in Höhe von 20 Prozent der Verpflegungspauschale für 24-stündige Dienstreisen von der Hotelrechnung abgezogen. Das bedeutet für Inlandsreisen, dass man für das Frühstück 4,80 Euro vom Übernachtungspreis abziehen muss.
Fahrtkosten
Nutzt ein Arbeitnehmer bei Dienstreisen sein eigenes Fahrzeug, gelten folgende pauschale Kilometersätze, aus denen kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann:
- für Kraftwagen: 0,30 Euro
- für Motorräder und Motorroller: 0,13 Euro
- für Moped/Mofa: 0,08 Euro
- für Fahrräder: 0,05 Euro
Mitnahme-Pauschale: Für die Mitnahme von an der Dienstreise teilnehmenden Arbeitnehmern erhöht sich der Kilometersatz von 30 Cent um jeweils 2 Cent und der Kilometersatz von 13 Cent um 1 Cent. Anstelle der Pauschalen können auch die tatsächlich angefallenen Fahrtkosten angesetzt werden.
Auslandsreisen
Für Dienstreisen von Arbeitnehmern ins Ausland erkennt das Finanzamt als Verpflegungsmehraufwendungen ausschließlich pauschale Auslandstagegelder an. Das Bundesfinanzministerium hat zum 1. Januar 2009 eine Liste der aktuellen Auslandstagegelder herausgegeben.
