Seit 2002 können die Finanzämter elektronische Außenprüfungen vornehmen, das heißt sie können die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung eines Steuerpflichtigen elektronisch prüfen. Alle Betriebe müssen sich also darauf einstellen, dass schon die nächste Betriebsprüfung in digitaler Form durchgeführt wird. Darauf sollten sie sich rechtzeitig und gründlich vorbereiten, rät die Bundessteuerberaterkammer.
Grundsätzlich gilt: Der Unternehmer muss dem Prüfer nur steuerlich
relevante Daten zur Verfügung stellen, die für die Besteuerung im
jeweiligen Einzelfall von Bedeutung sind. Daher empfiehlt die
Bundessteuerberaterkammer, das interne EDV-System so zu
strukturieren, dass die steuerrelevanten Daten getrennt von den
übrigen internen Vorgängen gespeichert werden können. Sinnvoll ist
auch, eine Trennung nach Jahren und Steuerarten vorzunehmen.
Da der Gesetzgeber keine Definition der steuerrelevanten Daten gibt, muss dies in jedem einzelnen Fall entschieden werden. In aller Regel sind es Buchführung, Jahresabschlüsse, Inventare und Buchungsbelege. Darüber hinaus können empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe den Prüfer
interessieren.
Unternehmen müssen alle Unterlagen, die ursprünglich elektronisch in das EDV-System eingegangen sind, für die Dauer der Aufbewahrungsfrist auch in maschinell auswertbarer Form zur Prüfung
bereithalten. Nach Ansicht der Finanzverwaltung muss das Unternehmen auch weiterhin die alte Hard- und Software vorhalten, wenn die Auswertbarkeit der damit erstellten Daten anders nicht gewährleistet ist.
Der Prüfer darf unmittelbar, also über die unternehmenseigene Hard- und Software auf die Daten zugreifen, er kann die Daten auch nach seinen Vorgaben durch das Unternehmen auswerten lassen und er kann sich alle Daten auf Datenträgern, also CD-ROM oder DVD, übergeben lassen. Nur ein Online-Zugriff auf die Datenbestände des Unternehmens ist nicht gestattet.
Unternehmer sollten gemeinsam mit ihrem
Steuerberater Betrieb und EDV-System frühzeitig und konsequent auf
die elektronische Betriebsprüfung vorbereiten, rät die Bundessteuerberaterkammer. Wenn das
Finanzamt erst einmal den Prüfungstermin festgelegt hat, ist es
hierfür meist zu spät. Wer noch keinen Steuerberater hat, kann sich mit Hilfe des Steuerberater-Suchdienstes auf der Internetseite
der Bundesteuerberaterkammer unter www.bstbk.de Ansprechpartner ermitteln lassen.
