Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bringen sich in Gefahr, weil sie sich bei der Buchführung nicht wirklich an die Kriterien des Finanzamtes halten. Dies ist das Ergebnis einer von Sage Software durchgeführten Online-Umfrage unter mehr als 1.800 kleinen und mittleren Unternehmen. So drohe bei Verstößen gegen die Auflagen des Fiskus im negativsten Fall gar die Insolvenz durch Zahlungsunfähigkeit. Auf der anderen Seite sichert sich der Staat durch zusätzliche Steuerprüfungen eine Einnahmequelle – diese erbrachte im Jahr 2004 über 13 Milliarden Euro.
Steuerprüfer achten bei der Prüfung vor allem auf Unregelmäßigkeiten, stark abweichende Werte oder ungewöhnliche Verhältnisse und orientieren sich an Durchschnittswerten. Von den befragten Unternehmen vergleichen allerdings lediglich 19 Prozent ihre Geschäftsergebnisse mit den Richtwerten. Mehr als 40 Prozent ist der Begriff Richtsatz sogar gänzlich unbekannt. Weitere 40 Prozent kennen zwar den Begriff, haben ihre Zahlen aber noch nie auf Konformität mit den Richtsätzen überprüft.
Seit 1995 gelten die "Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) und seit 2002 die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU). Das heißt unter anderem, dass Unternehmen gewährleisten müssen, digitale Unterlagen wie Lohnabrechnungen sechs Jahre oder Jahresabschlüsse zehn Jahre lang revisionssicher speichern und maschinell auswerten zu können. 40 Prozent der Unternehmen gaben aber an, noch papierbasiert zu arbeiten. Und 53 Prozent der Unternehmen können dem Steuerprüfer die Daten noch nicht elektronisch zur Verfügung stellen. Immerhin kommen 40 Prozent der KMUs durch die Einführung entsprechender EDV-Systeme den Vorschriften nach.
Nach einem Grundsatzurteil des Bundesfinanzhofes (BFH) gehören alle Dokumente zu einer ordnungsgemäßen Buchführung, die notwendig sind, Geschäftsvorfälle "in ihrer Entstehung und Abwicklung" verfolgen zu können. Nur 31 Prozent der Befragten erfüllen jedoch dieses Kriterium und erfassen ihre gesamten Angebote zzgl. Rechnungen und anderen Belegen.
